По собственному опыту мне хорошо известно, что работа с новым сервисом на начальном этапе всегда вызывает стресс. И так как я недавно купила платный тариф и начала осваивать сервис Контур Диадок, решила с вами поделиться, как выглядит интерфейс Диадока, и показать «крупными мазками», куда «нажать», чтобы получить нужный результат. В общем, поговорим про настройку.
Напомню, что сервис Контур Диадок отвечает за организацию ЭДО для предпринимателей и компаний. Ранее я писала на своем блоге, чем отличаются сервисы Контур Диадок и Контур Сайн. Если кратко, то Сайн предназначен для обмена документами между самозанятыми и физлицами.
Содержание:
Подготовительный этап: получение ЭЦП (КЭП)
Предполагаю, что если вы находитесь в поиске сервиса для ЭДО, у вас на руках уже имеется ЭЦП или, по-другому, КЭП.
Но все же для новичков я сделаю небольшое отступление и расскажу, как и где можно самостоятельно получить ЭЦП (электронно-цифровую подпись). Потому что без КЭП ЭДО невозможен – документы, которые мы ранее подписывали рукой, чтобы они имели юридическую силу, сейчас подписывают ЭЦП.
Существует два варианта получения ЭЦП:
- Купить «подпись» в Контуре, заказав ее в Удостоверяющем центре.
2. Самостоятельно, предварительно купив флешку и затем обратившись в налоговую инспекцию по месту осуществления предпринимательской деятельности.
Первый вариант проще, потому что основную работу специалисты «Контура» сделают за вас и даже настроят ваш компьютер для успешного документооборота.
При выборе второго варианта придется побегать ножками, — в прямом смысле этого слова.
- Вам нужно будет приобрести так называемый токен, с виду похожий на обычную флешку, для записи на нее ЭЦП.
Открою секрет, такие флешки можно заказать даже на маркетплейсах, только читайте отзывы, чтобы вас не обманули. Я заказала токен в компании СБИС, оплатила его с расчетного счета и потом приехала, чтобы просто забрать.
- Когда токен будет на руках, зайдите в личный кабинет налогоплательщика и заполните заявление на получение ЭЦП. Там нет ничего сложного, и, если я не ошибаюсь, приглашение посетить налоговую инспекцию, чтобы получить КЭП, приходит моментально.
- В налоговой запись КЭП на токен происходит буквально в течение 5 минут.
После этого вы становитесь владельцем собственной ЭЦП, имеющей юридическую силу.
Очень важно: ЭЦП требуется установить на ваш компьютер. В интернете много видеоуроков, как это сделать, поэтому сложностей возникнуть не должно.
Знакомство с основными функциями Контур Диадок
При первом посещении Диадок потребует зарегистрироваться в сервисе. Возможно, на компьютер будут автоматически установлены дополнительные компоненты от Контура, чтобы сервис работал правильно. Открыть Контур Диадок на вкладке Сертификат вы сможете только при вставленной в компьютер ЭЦП.
Поиск контрагентов и отправка приглашения
Если вы приобрели ЭДО от Диадок не для внутреннего документооборота, а для обмена документами с контрагентами, первое, с чего можно начать, это найти их в системе электронного документооборота и выслать приглашение.
Для этого перейдите во вкладку Контрагенты и кликните в левом меню на раздел Поиск и приглашение.
Обычно контрагенты легко находятся по ИНН, но также можно это сделать по КПП, названию или идентификатору участника ЭДО (если он вам известен).
После того, как вы нашли контрагента, кликните по кнопке Отправить приглашение и после подтверждения с его стороны вы можете приступать к ЭДО.
Работа в Контур Диадок с документами
Чем мне нравится Контур Диадок, так это тем, что работа с документами внутри сервиса выстроена наподобие отправки и получения писем в электронном ящике, к которым мы так все привыкли.
Есть раздел Входящие. Кстати, если вы хотите только получать документы, для этого вам даже не нужен платный тариф, эта услуга предоставляется бесплатно, но есть лимиты. Входящие документы доступны для подписи.
Раздел Исходящие будет более интересен, если отправить документ нужно уже от вас, например, выставить счет-фактуру или выслать акт оказанных услуг.
Для этого кликните в меню на раздел Новый документ.
Есть два варианта добавить документ в систему Контур Диадок:
- Загрузить подготовленный файл с компьютера.
- Создать документ в редакторе Контур Диадок (доступны следующие форматы документов: УПД, Счет-фактура, Акт, Накладная, Акт сверки).
Я работала пока только с первым вариантом, потому что мне проще создать документ в какой-нибудь бухгалтерской программе, просто загрузить его в Контур Диадок, подписать КЭП и кликнуть по кнопке Отправить.
Когда документ загружен, необходимо выбрать контрагента, для которого этот документ предназначен. При клике по полю Контрагент выпадет список контрагентов, с которыми у вас настроен ЭДО.
Если вы загрузили собственный документ, в Типе документа оставьте Неформализованный документ. Потребуется также заполнить номер и дату, и, пожалуй, этого достаточно. Осталось только кликнуть по кнопке Подписать и отправить.
Если все прошло без ошибок, в отправленном документе вы увидите плашку зеленого цвета с надписью Документооборот завершен.
На мой взгляд, это главное, что должен знать пользователь, который только начинает работать в сервисе Контур Диадок.
Также на платформе можно обмениваться документами между подразделениями, согласовывать входящие и исходящие документы и сохранять документы в черновиках. А еще в разделе Сообщения есть возможность переписываться с сотрудниками своих контрагентов, как в обычном мессенджере.
